PDNob チーム版の使い方｜ユーザーガイド
PDNob チーム版は、企業やチームでの利用を想定したプランです。アカウントやメンバー、ライセンスを一元管理でき、管理者は「チーム管理センター」からチーム情報の確認、製品ライセンスの割り当て、メンバーの利用権限の管理などを行えます。これにより、企業におけるPDFドキュメントの業務をより効率的に管理できます。
本ガイドでは、PDNob チーム版と個人版の違い、チームの設定方法、管理者によるメンバーや利用権限の管理方法について詳しく説明します。
1. 個人版とチーム版の違い
プランを選ぶ前に、個人版とチーム版の違いを理解しておくことが大切です。個人版は、日常的なPDF作業を行う個人ユーザー向けです。一方、チーム版は、組織やチームでの利用を想定しており、ライセンスの一元管理や柔軟な割り当て、メンバーごとの利用管理に対応しています。
1.1 個人版
- 個人利用向け：PDNob 個人版は、1人のユーザーが文書の閲覧・編集、変換、OCRなど、日常的なPDF作業を行うのに適しています。
- 利用制限：個人アカウントは1人のユーザーのみ利用できます。複数ユーザーの管理や、法人向けのライセンス割り当てには対応していません。
- デバイス制限：個人アカウントは最大2台のデバイスで同時にサインインできます。Windows 2台、Mac 2台、またはWindows 1台＋Mac 1台の組み合わせで利用できます。
1.2 チーム版
- 法人向け管理センター：PDNob チーム版では、専用の「チーム管理センター」を利用できます。管理者は、法人情報、購入履歴、チームメンバー、製品ライセンス、利用権限などを一元管理できます。
- 柔軟なライセンス管理：チーム版では、メンバーの状況に応じてライセンスを柔軟に割り当てられます。管理者はライセンスの追加・削除・変更が可能です。たとえば、メンバーが退職したり担当業務が変わったりした場合、使用していたライセンスを回収して別のメンバーに再割り当てできるため、ライセンスを効率的に活用できます。
- メンバー数の制限：チーム管理には無制限のメンバーを招待できますが、PDNobを利用できる実際のユーザー数は、購入したライセンス数によって決まります。たとえば、20ライセンスを購入した場合、最大20名のメンバーがPDNobを利用できます。
2. チーム版の購入とチームの設定
PDNob チーム版を利用するには、まずプランを購入し、指定したメールアドレスにライセンスを紐付ける必要があります。ここでは、プランの購入からメールアドレスの確認、チーム管理者アカウントの設定までの手順を説明します。
2.1 チーム版の購入
- 購入方法：PDNob公式サイトの「チーム版」購入ページにアクセスし、必要なプランを選択します。購入手続きの際に有効なメールアドレスを入力し、注文を完了してください。
- メールアドレスについて：購入が完了すると、入力したメールアドレス宛にチーム版の確認メールが届きます。メールには注文情報とログインパスワードが記載されています。メールを正常に受信できるメールアドレスを使用してください。
2.2 チームアカウントの設定
- 管理者アカウント：購入が完了すると、チーム版のライセンスが購入時に入力したメールアドレスに自動的に紐付けられ、そのアカウントがチーム管理者アカウントになります。
- 初めて購入する場合：PDNobアカウントをまだ作成していない場合、購入完了後にアカウントが自動的に作成され、ログインパスワードが購入時に入力したメールアドレス宛に送信されます。
- パスワードを忘れた場合：すでにアカウントをお持ちでパスワードを忘れた場合は、購入確認メールに記載されているリンクからパスワードをリセットしてください。
3. チーム管理センター
3.1 アカウントへのログイン
- ログイン方法：PDNobアカウントセンターにアクセスし、「法人ログイン」を選択してチーム管理ページにアクセスします。
- ログイン方法：メールアドレスとパスワードを入力してログインするほか、メールで送信される認証コードを使ってログインすることもできます。
3.2 チーム情報の管理
- チーム情報：「Business Info」ページでは、管理者がチームアカウントの情報や管理者設定など、基本的なチーム情報を確認・管理できます。
- 管理者の変更：管理者を変更する場合は、「取り替える」をクリックして認証を行い、新しい管理者のメールアドレスを入力すると、管理者アカウントを変更できます。
3.3 購入履歴の確認
- 注文管理：「法人注文」をクリックすると、チーム版の購入履歴を一覧で確認できます。過去の注文情報やライセンスの購入状況を簡単に確認できます。
4. メンバー管理
4.1 ライセンス付きメンバーの追加
- 追加方法：「メンバー管理」ページで「メンバーを追加」機能を開き、メンバーのメールアドレスを入力して、チームアカウントに追加します。
「チームプラン」ページで「アカウントを追加」機能を開き、アカウントの状態を確認できます。
アカウントの状態：アカウント名の文字色から、メンバーのアカウント状態を確認できます。
オレンジ色のアカウントは、まだ現在のチームに参加しておらず、アカウントの設定が必要な状態です（管理者があらかじめ初期パスワードを設定する必要があります）。
青色のアカウントは、すでに現在のチームに参加している状態です。
- 初期パスワードについて：初期パスワードは、まだ現在のチームに参加していないオレンジ色のアカウントにのみ適用されます。管理者がこれらのアカウントを追加する際は、あらかじめ初期パスワードを設定する必要があります。メンバーは後から、登録したメールアドレスと初期パスワードを使ってPDNobにログインできます。すでにチームに参加している青色のアカウントには、初期パスワードは適用されません。
- ライセンスの割り当て：チームに参加しただけでは、すぐに製品を利用できるわけではありません。メンバーがPDNobチーム版の機能を利用するには、管理者が「チーム版」から適切なライセンスを割り当てる必要があります。
4.2 メンバーの一括追加
一括インポート：会社で多数のメンバーを一度に追加する場合は、一括インポート機能を利用すると、チームアカウントをすばやく作成できます。
操作手順：
- 「Download Template」をクリックし、テンプレートにメンバーのメールアドレスを入力して、ファイルを保存します。
- 「Upload File」ボタンをクリックし、メンバーのメールアドレスを入力したテンプレートファイルをアップロードします。
- アップロードが完了すると、新しく追加されたメンバーの一覧が表示されます。まだチームに参加していないアカウントについては、先にパスワードを設定して参加手続きを完了してください。
4.3 ライセンス付きメンバーの変更
- ライセンスの回収：チームメンバーを変更したり、特定のメンバーの製品利用を停止したりする場合は、ライセンスが付与されているメンバーの横にある「シートを削除」をクリックして、ライセンスを回収します。
- 再割り当て：ライセンスを回収した後、新しいチームメンバーに再度割り当てることができます。
4.4 チームメンバーの削除
- 削除方法：メンバーをチームから完全に削除する場合は、「メンバー管理」ページから削除するメンバーを探し、「企業から削除」をクリックして確認します。これにより、そのアカウントとチームとの紐付けが解除されます。
5. 会社のライセンス管理
5.1 会社のライセンス情報を確認
ライセンス情報の確認：「チームプラン」ページから、現在のチームアカウントに紐付けられているPDNobのライセンス情報を確認できます。
操作手順：
- 「チームプラン」パネルにアクセスします。
- PDNobを選択し、「詳細情報」をクリックすると、ライセンスの詳細情報を確認できます。
5.2 メンバーへのライセンスの割り当て
- ライセンスの割り当て：ライセンス管理ページでは、管理者が現在のライセンス利用状況を確認し、特定のメンバーにPDNobのライセンスを割り当てることができます。
- 新しいライセンスユーザーを追加：「アカウントを追加」をクリックし、ライセンスを割り当てるメンバーのアカウントを選択すると、ライセンスの割り当てが完了します。
- AI・クラウドストレージの管理：チームの利用状況や方針に応じて、各メンバーのAI機能やクラウドストレージへのアクセスを有効・無効に設定できます。
- データのプライバシー：メンバーが利用するクラウドストレージは各自の個人アカウントに紐付けられており、管理者が他のメンバーのクラウドストレージに保存されたファイルを閲覧することはできません。AI機能の利用権限は、管理者の設定に基づいて管理されます。
6. チームメンバーの参加とPDNobの利用
6.1 メンバーの参加方法
- 参加方法：現在のPDNobチーム版では、管理者がメンバーのアカウントを直接追加します。メンバー側で追加の招待を承認する必要はありません。
- 利用の流れ：管理者がメンバーの追加とライセンスの割り当てを完了したら、アカウント情報をメンバーに共有します。メンバーはそのアカウントでPDNobにログインし、チーム版のライセンスを利用できます。
6.2 PDNobへのログイン
ログイン方法：PDNobをダウンロードしてインストールした後、アプリを起動し、「チームログインに切り替え」を選択すると、割り当てられたライセンスを利用できます。
操作手順
- PDNobを起動し、アプリ内の「ログイン」をクリックして、「チームログインに切り替え」を選択します。
- アカウントとパスワードを入力してログインします。
6.3 PDNobの利用
- 管理者パネル：自身のデバイスのログイン状況、クラウドストレージ、AIクレジットの利用状況を確認できます。「チームを管理」をクリックすると、チーム管理センターに移動し、チームメンバーやライセンスを管理できます。
- 一般メンバーパネル：自身のデバイスのログイン状況、クラウドストレージ、AIクレジットの利用状況を確認できます。他のメンバーの情報を確認したり、チームを管理したりすることはできません。
